Chaos am Arbeitsplatz? Fehlende Werkzeuge? Material liegt kreuz und quer? Dann wird’s höchste Zeit für einen 5S-Workshop! Die Lean Management Methode 5S ist eine Art 5 Schritte Plan für Ordnung und Struktur am Arbeitsplatz. Die clevere Lean Methode bringt dich ohne Umwege von Kuddelmuddel zu einem blitzblanken und zeitsparenden Arbeitsumfeld. In diesem Beitrag bekommst du eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, um deinen eigenen 5S-Workshop durchzuführen – damit endlich Ordnung und Effizienz in die Produktion einzieht. Also, los geht’s!
Phase 1: Vorbereitung – Ein guter Workshop beginnt auf dem Papier
Damit Lean Management optimale Wirkung zeigt
Bevor du loslegst, solltest du den Workshop gut vorbereiten. Dazu gehört:
- Das richtige Team zusammenstellen: Ideal sind 5-6 Personen: Mitarbeitende aus dem betroffenen Bereich, der Teamleiter, eine Person aus einer anderen Abteilung für frische Perspektiven und der Lean- oder KVP-Manager als Moderator. Falls es diesen bei euch nicht gibt, nehme eine andere neutrale Person als Moderator*in.
- Den Bereich festlegen: Wo drückt der Schuh am meisten? Wähle einen klar umrissenen Arbeitsplatz oder Arbeitsbereich. In diesem Bereich startet ihr dann euren ersten 5S-Workshop. Die Mitarbeitenden in diesem Bereich sollten der Sache offen gegenüberstehen. Wie wir alle wissen, läuft beim ersten Mal noch nicht alles rund und die Bereitschaft zur Anpassung, Mitarbeit und Verbesserung muss stärker gegeben sein, als in einem gut geölten Prozess, der bereits rund läuft.
- Genehmigungen einholen: Falls Mitarbeitende aus anderen Abteilungen teilnehmen oder Fotos gemacht werden, solltest du vorher alles notwendige abklären und genehmigen lassen.
- Agenda erstellen: Plane zwei bis drei Tage ein und leg fest, welche Schritte wann passieren. Das klingt jetzt erstmal extrem lange, jedoch müsst ihr eine Lernkurve durchlaufen. Bei diesem allerersten Workshop benötigt ihr somit vermutlich etwas länger. Wenn es sich bei Dir um einen ganz kleinen Bereich handelt, wie beispielsweise ein einzelner Arbeitsplatz, kommst Du mit weniger Zeiteinsatz aus.
- Zeit und Platz organisieren: Der Workshop sollte an aufeinanderfolgenden Tagen stattfinden, und du brauchst ausreichend Platz für Materialstapel & Co.
Phase 2: Der Workshop – Jetzt geht’s ans Eingemachte!
So läuft die 5S Methode ab
Tag 1: Sortieren – Alles muss raus!
- Theorie: Kurz erklären, was 5S ist.
- Praxis: Alle Werkzeuge, Materialien und Hilfsmittel aus dem Bereich holen und in Kategorien aufteilen:
- Brauchen wir oft → bleibt! Alles auf Stapel A legen
- Brauchen wir selten → bleibt! Alles auf Stapel B legen
- Brauchen wir gar nicht → weg damit! Alles auf Stapel C legen
Praxistipp: Die schiere Menge an Zeug überrascht die meisten! Darum haben wir im Teil der Vorbereitung gesagt, dass Du ausreichend Platz benötigst. Was sich über die Jahre so alles angesammelt hat, kann schon den ein oder anderen Quadratmeter beanspruchen. Nicht selten ist mit diesem ersten Schritt inkl. der Theorie vorweg bereits ein ganzer Arbeitstag rum.
Tag 2: Setzen, Anordnen und Säubern
- Setzen & Anordnen: Alles bekommt einen festen Platz, ergonomisch und logisch angeordnet.
- Säubern: Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt für eine Grundreinigung. Defekte Dinge reparieren, unnötige Altlasten entsorgen und für eine saubere und klar aufgeteilte Arbeitsumgebung sorgen.
Praxistipp: Lass jemanden aus einer anderen Abteilung Probearbeiten. Ist alles intuitiv erreichbar? Man selbst sieht häufig den Wald vor Bäumen nicht. Oftmals haben die Personen im Projektteam auch eine ähnliche Körpergröße oder sind alle Rechtshänder. Dann hole Dir ganz gezielt eine Person, die wesentlich kleiner ist und ggf. Linkshänderin. So richtet ihr die Arbeitsplätze und den „gemeinsamen“ Bereich direkt so ein, dass er für alle praktisch nutzbar ist. Den ein oder anderen Kompromiss musst Du Dir vielleicht dennoch überlegen.
Tag 3: Standards festlegen & Selbstdisziplin
- Standards definieren: Bodenmarkierungen, Füllstandsanzeigen, Regeln für Schichtwechsel – was wird wie geregelt?
- Verbindlichkeit schaffen: Die erarbeiteten Standards von der Geschäftsleitung absegnen lassen.
- Selbstdisziplin etablieren: Regeln zur Einhaltung definieren – was passiert, wenn sie nicht beachtet werden?
Praxistipp: Nehme Dir mit Deinem Team genügend Zeit für das letzte S. Das Thema Selbstdisziplin. Wie wollt ihr diese oben halten? Was erleichtert Euch das Leben? Was passiert, wenn aufgestellte Regeln wieder und wieder nicht eingehalten werden?
Phase 3: Nachgang – so bleibt die 5S Methode erfolgreich
Sichere Dir den dauerhaften 5S Erfolg
- Nach 4 Wochen Review: Hat sich der neue Standard gehalten? Was klappt gut, was muss verbessert werden?
- Regelmäßige Audits einplanen: Starte 8-10 Wochen nach dem Workshop unangekündigte Checks – ist noch alles an seinem Platz?
- Ausrollen auf andere Bereiche: Der Teilnehmer aus der anderen Abteilung, der in Diesem ersten Workshop bereits mitgemacht hat, kann als Multiplikator dienen! Er kann das System nun in seiner Abteilung einführen.
Praxistipp: Das rollierende System ist super. In jedem Workshop sollte ein abteilungsfremder Mitarbeiter sein. Zum einen habt ihr so den frischen Blick von außen gesichert, zum anderen hat die Person die Methode kennengelernt und kann sie in der eigenen Abteilung einführen. Nichts lässt uns alle etwas Neues so gut und schnell verstehen wie die eigene praktische Anwendung!
Fazit zum 5S Workshop
So wird die 5S Methode zu einer nachhaltigen Lösung
Mit einem strukturierten 5S-Workshop bringst du Ordnung und Effizienz in deine Produktion. Wichtig ist, nicht nur einmal aufzuräumen, sondern neue Standards nachhaltig zu verankern. Also, ran an die Workshopplanung und auf in Richtung Ordnung und Struktur!
Mehr Tipps gefällig? Viele weitere praxisnahe Lean-Management-Tipps findest du in unserem Podcast „No More Kuddelmuddel – Lean Management auf Deutsch“. Eine neue Folge gibt’s alle zwei Wochen donnerstags. Natürlich überall, wo es Podcasts gibt, oder direkt hier.
In diesem Sinne: No More Kuddelmuddel!
