Die 5S Methode aus dem Lean Management wird häufig der Produktion zugerechnet. Das stimmt, jedoch ist die Methode 5S auch ein echter Segen für die Administration. Aber fangen wir vorne an. Jede*r kennt sie: Die gefürchtete Kramschublade. Vollgestopft mit alten Batterien, Gummibändern und Kugelschreibern, die irgendwann mal nützlich sein könnten. Zusätzlich ist der Schreibtisch häufig voll von Dokumenten, Flaschen, Bechern und vielem mehr. Das ist aber nur die halbe Wahrheit. Das wahre Chaos versteckt sich häufig auf Server und PC. Eine unstrukturierte Ablage kostet nicht nur Nerven, sondern auch richtig viel Zeit. Und wie Du das digitale Kuddelmuddel in Griff bekommen kannst, darum geht es in diesem Beitrag. Hier hilft „5S Administration“!
Nach Dokumenten suchen kostet richtig Geld
Suchen, eine der großen Verschwendungsarten im Lean Management
Suchen wird im Lean Management der Verschwendungsart unnötige Prozesse zugeordnet. In der Regel macht diese Verschwendungsart in jedem Unternehmen, egal ob Produktion oder Administration einen riesigen Anteil an der gesamten Verschwendung aus.
Wie viel Zeit vergeuden wir eigentlich mit der Suche nach Dokumenten?
Wenn sechs Personen täglich zehn Minuten nach Dokumenten suchen, ergibt das 60 Minuten pro Tag. Bei einer 5-Tage-Woche summiert sich das auf 5 Stunden pro Woche, also 20 Stunden im Monat. Das entspricht im Jahr mehr als 1 Monat reiner Suchzeit! Diese verschwendete Zeit, die deinem Unternehmen niemand bezahlt entsteht nur durch unorganisierte Ablage. Und das bei nur 6 Personen.
Dazu kommt der Frust der Mitarbeitenden: Ständig unterbrochen werden, Dateien doppelt anlegen oder die falsche Version bearbeiten – all das führt zu Fehlern und ineffizientem Arbeiten. Doch es gibt eine Lösung: 5S in der Administration sorgt für Ordnung – nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern auch digital!
Noch ausführlicher behandeln wir das Thema in unserem Podcast No More Kuddelmuddel.
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5S Methode – Das erste S „Sortieren“
Digitale Altlasten mit der 5S Methode loswerden!
Bevor du eine neue Ordnung schaffst, muss erstmal ausgemistet werden. Auf einem unaufgeräumten PC schlummern oft unzählige alte, doppelte oder ungenutzte Dateien. Das erschwert die Suche nach dem richtigen Dokument. Hier entstehen, über den Tag verteilt, viele Minuten Suchzeit pro Person und Tag.
Aber jetzt mal konkret: Das erste S „Säubern“. So startest Du mit 5S in der Administration. Du schmeißt alles raus, was du nicht brauchst, genauso wie in der Produktion.
- Müll-Ordner anlegen: Erstelle einen separaten Ordner für veraltete oder wenig genutzte Dokumente. So kannst du Ordnung schaffen, ohne Angst vor dem endgültigen Löschen zu haben.
- Doppelte Dateien identifizieren: Identifiziere auch doppelte Dokumente, um diese später zu eliminieren.
- Unnötige Downloads entfernen: Häufig landen temporäre Dateien und unnötige Anhänge im Download-Ordner – regelmäßig aufräumen lohnt sich!
- Überblick bewahren: Falls du dir unsicher bist, ob eine Datei noch gebraucht wird, versieh sie mit einem Löschdatum (z. B. „Löschen am XX.XX.XXXX“), um später fundierte Entscheidungen zu treffen. Das ähnelt der Methode Red Tag, die in der Produktion davor schützt die Ecken mit Resten vollzustopfen.
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5S Methode – Das zweite S „Systematisieren“
Eine klare Struktur für mehr Effizienz!
Eine durchdachte Ordnerstruktur hilft dir, Dokumente schneller zu finden, reduziert Suchzeiten und verhindert das erneute Erstellen bereits existierender Dateien. So sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Frust und unnötige Doppelarbeit. Ein paar Regeln helfen dir dabei:
- Einheitliche Benennung: Statt „Dokument_final_NEU_v3“ lieber Projektname_Datum_Version
- Strukturierte Hauptordner: Kunden, Projekte, Rechnungen, Rechtliches
- Unterordner klug anlegen: Beispiel: „Kunde 01904_Müller GmbH“ mit Unterordnern für „Angebote“, „Rechnungen“ und „Projekte“
Schon allein durch eine durchdachte Ordnerstruktur lässt sich die Suchzeit massiv reduzieren! Die Struktur, die Du in diesem Schritt aufbaust, solltest Du ausgiebig testen und kontinuierlich und in schnellen Schritten anpassen. Hier solltest Du intensiv dranbleiben. Zusätzlich solltest Du ein kleines überschaubares Pilotprojekt nehmen. Wenn hier später alles passt, kannst Du weiter ausrollen.
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5S Methode – Das dritte S „Säubern“
Deep Dive im PC – Weg mit doppelten Dateien und alten Versionen!
Je tiefer Du in die Datenstruktur eintauchst, desto mehr doppelten Kram wirst Du vermutlich finden. Und das, obwohl du im ersten Schritt schon ordentlich ausgemistet hast.
- Alte Versionen ins „Archiv“ oder in den Müll-Ordner, den Du in schritt 1 angelegt hast, schieben, damit der aktive Bereich sauber bleibt
- Aktuelle Versionen klar kennzeichnen, nach den Vorgaben aus Schritt 2
Wir wollen Dir nichts vormachen: dieser Schritt nervt und ist wirklich anstrengend. Vielleicht hast auch Du das Gefühl, dass das Chaos, bei genauer Betrachtung immer schlimmer wird. Da können wir nur sagen: Bleib dran, es lohnt sich!
5S Methode – Das vierte S „Standardisieren“
Klare Regeln für nachhaltige Ordnung!
Ein gut durchdachtes Ablagesystem allein reicht nicht aus – es muss auch von allen konsequent genutzt werden. Ohne klare Regeln und einheitliche Standards kann sich das Chaos schnell wieder ausbreiten. Durch Schritt 1-3 weißt Du bereits was gut funktioniert. Hierfür musst Du nun, GEMEINSAM mit Deinem Team Standards setzen. Nur wenn Du alle ins Boot holst, wird sich die neue Struktur langfristig etabliert. Hier sind ein paar Punkte, über die Du im Schritt „Standardisieren“ nachdenken kannst:
- Namensregeln für Dateien und Ordner werden final definiert
- Neue Datei = Alte Version ins Archiv oder löschen
- Definieren wer anlegen darf und wer löschen darf
Je klarer und einfacher die Regeln sind, desto eher werden sie eingehalten. Durch die konsequente Anwendung des Standards wird nicht nur die Ordnung beibehalten, sondern auch die Effizienz gesteigert. Wichtig ist dabei, regelmäßig Feedback aus dem Team einzuholen und die Prozesse bei Bedarf anzupassen.
5S Methode – Das fünfte S „Selbstdisziplin“
Dranbleiben bei der 5S Methode ist das A und O!
Ohne Selbstdisziplin verkommt jede Ordnerstruktur wieder zum Wildwuchs. Hier helfen einfache Regeln:
- Regelmäßige Check-ups oder interne Audits der Ordnerstruktur
- Regelmäßig aufräumen: Einmal im Quartal durch die Ordner gehen und veraltete Dateien archivieren oder löschen
Dieser letzte Punkt hat es in sich. Selbstdisziplin ist oftmals eine große Herausfeorderung. Viele Tipps rund um die Selbstdisziplin findest Du in unserem Podcast und in diesem Blogartikel. Ein sauberer Schreibtisch ist gut – aber ein strukturierter PC ist noch besser. Und wenn du diese 5S-Regeln anwendest, sparst du dir monatelange Sucherei und nervige Doppelarbeit.
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Fazit zu 5S in der Administration
Ordnung zahlt sich aus!
Die Einführung von 5S in der Administration mag auf den ersten Blick wie eine Menge Arbeit erscheinen, doch die Vorteile sind enorm. Weniger Suchzeiten, strukturierte Ablagen und klar definierte Prozesse sparen nicht nur Zeit und Nerven, sondern steigern auch die Effizienz im gesamten Unternehmen. Wer konsequent dranbleibt und regelmäßig nachjustiert, wird schnell merken, dass ein aufgeräumtes digitales Umfeld den Arbeitsalltag erheblich erleichtert. Also: Pack es an, bleib dran – und sag dem Kuddelmuddel endgültig Lebewohl!
Unseren Podcast haben wir bereits mehrfach erwähnt. Dort findest Du natürlich nicht nur Tipps zum Thema 5S im Büro, sondern viele weitere praxisnahe Lean Management für deinenn Arbeitsalltag. Also, hör gerne rein bei „No More Kuddelmuddel – Lean Management auf Deutsch“. Eine neue Folge gibt’s alle zwei Wochen donnerstags. Natürlich überall, wo es Podcasts gibt, oder direkt hier: https://www.freiraum-bande.de/no-more-kuddelmuddel-lean-management-auf-deutsch/
In diesem Sinne: No More Kuddelmuddel!
