Mit der 5S-Methode tauchen Sie ein in eine der Grundlagen des Lean Managements. 5S ist oft der erste Schritt auf dem Weg zu mehr Effizienz am Arbeitsplatz. Der Lean Klassiker hilft Ihnen dabei, Ordnung und Struktur zu schaffen, um Verschwendung zu vermeiden und optimale Arbeitsbedingungen in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten. Doch was genau kann 5S und warum lohnt sich der Aufwand für Sie und Ihr Unternehmen?
Bedeutung der 5S Methode
5S – Die Einstiegsmethode des Lean Managements
Kurz und einfach gesagt: 5S optimiert den Arbeitsplatz, sodass er wie von selbst funktioniert. Der Klassiker unter den Lean Management Methoden kann auch in Ihrem Unternehmen eine Umgebung schaffen, in der Sie sich auf Ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren können. Ein geordneter Arbeitsplatz unterstützt Sie bei der täglichen Arbeit und schafft Rückenwind, weil Sie effizienter und störungsfreier arbeiten können.
Mehr noch: auch ergonomisch wird es einfacher in Ihrem Arbeitsalltag. Bücken, strecken und zu viel laufen gehören mit dieser cleveren Methode der Vergangenheit an. Das Beste: 5S ist nicht an spezielle Arbeitsplätze gebunden.
Die Methode ist ein echter Allrounder und kann in unterschiedlichsten Branchen und Arbeitsplätzen angewendet werden, egal ob Sie im Handwerk oder in der Industrie tätig sind. Die Methode ist zudem für alle Unternehmensgrößen geeignet. Auch aus diesem Grund ist 5S extrem beliebt und häufig die Einstiegsmethode, wenn Unternehmen ihre Lean Reise starten.
Die Methode besteht aus fünf Schritten, die alle mit dem Buchstaben „S“ beginnen. Die einzelnen Schritte führen Sie mit System von Kuddelmuddel hin zu Ordnung und Struktur. Mit jedem Schritt gewinnen Sie mehr Sauberkeit, Klarheit und Zeitgewinn. In diesem Beitrag erläutern wir Ihnen die 5 Schritte der 5S Methode.
In den Klammer nennen wir Ihnen im Folgenden die japanischen Begriffe zu den einzelnen Schritten. Lean Management hat seine Ursprünge beim Automobilhersteller Toyota, einem japanischen Unternehmen. Aus diesem Grund finden Sie, auch in der deutschen Literatur, häufig die japanischen Worte und Begrifflichkeiten.
Sortieren (Seiri)
Entfernen Sie alles Unnötige
Im ersten Schritt sollten Sie sich von überflüssigen Dingen trennen. Räumen Sie alle Schränke, Schubladen und Ecken leer! Legen Sie alles auf Haufen. Es bietet sich an, beim Sortieren direkt unterschiedliche Haufen zu bilden. Ein Haufen, auf den Sie alles legen, was überflüssig ist und nicht mehr benötigt wird. Auf einen zweiten Haufen legen Sie die Dinge, die weiterhin am Arbeitsplatz benötigt werden.
An dieser Stelle ein kleiner zusätzlicher Praxistipp: Den zweiten Haufen können Sie noch einmal unterteilen. Unterscheiden Sie, was sehr häufig und was eher selten benötigt wird. Das, was Sie sehr häufig benötigen, wird in den nächsten Schritten in direkter Nähe des Anwenders, also des Mitarbeitenden, angeordnet. Die seltenen benötigten Gegenstände bieten sich ggf. auch dafür an, mit Kollegen und Kolleginnen geteilt zu werden.
Die Herausforderungen bei der praktischen Umsetzung: In diesem ersten Schritt sehen wir in der Praxis häufig die Schwierigkeit, sich von Dingen zu trennen. Eine gute Lean Management Methode, um die Entscheidung einfacher zu gestalten, ist die Methode Red Tag. Neben unserem Blogbeitrag zu diesem Thema finden Sie die Methode auch ausführlich erklärt in unserem Podcast, Folge #017.
Systematisieren (Seiton)
Ordnen Sie die Gegenstände sinnvoll an
Nachdem Sie Klarheit haben, welche Gegenstände und Werkzeuge am Arbeitsplatz bleiben müssen, geht es in diesem Schritt darum, ein einfaches System zu entwickeln, wo genau und in welcher Reihenfolge die Gegenstände angeordnet werden müssen.
Das wichtige in diesem Schritt ist die Einfachheit im Vorgehen. Sie testen aus, legen die Werkzeuge vermutlich mehrfach neu hin, verändern Reihenfolgen und vieles mehr. Daher ist an dieser Stelle eine teure Vorrichtung aus unserer Sicht nicht sinnvoll.
Testen Sie in Ruhe und gestalten Sie in diesem Schritt alles so einfach und kostengünstig, wie es geht. Legen Sie sich Ihre Werkzeuge einfach auf einen Tisch oder auf eine Pappe. Sofern Sie eine Pappe nutzen, können Sie die Konturen der Werkzeuge mit einem schwarzen Stift umzeichnen. So sehen Sie direkt, wenn etwas fehlt. Diese Lösung hat genau die gleiche Wirkung wie eine teure Schattenwand, kann jedoch einfach, schnell und kostengünstig geändert werden. Solange und so oft, bis Sie zufrieden sind.
Hinweis
Würden Sie in diesem Schritt bereits teure Vorrichtungen bauen, fällt es Ihnen vermutlich schwer, diese über Bord zu werfen, wenn noch bessere und einfachere Ideen in der Phase des Systematisierens und Testens aufkommen. Günstige und einfache Lösungen laden in dieser Phase dazu ein, immer wieder etwas über Bord zu werfen und noch besser zu gestalten.
In dieser Phase ist es zusätzlich wichtig die Ergonomie und Größenunterschiede der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Gerade dann, wenn in unterschiedlichen Schichten gearbeitet wird, werden die einzelnen Arbeitsplätze von unterschiedlichen Personen genutzt. Die Arbeitsplätze müssen also in dieser Phase so ausgelegt werden, dass sie von Rechtshändern und Linkshändern gleichermaßen genutzt werden können.
Auch sollten Sie darauf achten, dass große und kleine Personen gleichermaßen an Werkzeuge und Materialien herankommen, ohne dass dies mit viel bücken oder strecken verbunden ist. Auch einseitige Bewegungen, die ggf. Rückenschmerzen o.ä. hervorrufen können, sollten beim zweiten S, dem Setzen, Systematisieren und Anordnen der Gegenstände direkt bedacht werden.
Praxistipp
Überlegen Sie sich in diesem Schritt auch ein Entsorgungssystem und testen Sie es aus. Wie viele Mülltonnen benötigen Sie am Arbeitsplatz und wo genau müssen diese stehen? Der Arbeitsplatz muss über den Tag frei und sauber bleiben, um in Ruhe, stressfrei und effizient arbeiten zu können. Der Arbeitsplatz ist nicht der richtige Ort für Abfälle und Reste, die wertvollen Platz klauen oder gar Fehler und Produktbeschädigungen verursachen.
Säubern (Seiso)
Reinigen und reparieren Sie den Arbeitsplatz
Bei der Durchführung dieses Schrittes werden häufig Schränke ausgewaschen und Oberflächen abgeputzt. Es gibt jedoch viele weitere Handlungen, die Sie in dieser Phase berücksichtigen sollten. Hier sind einige Ideen aus unseren Projekten:
- Rollen von Schränken und Stühlen repariert
- Schlüssel mit Anhängern beschriften
- Fehlende Schlüssel, für Schubladen und Schränke, nachmachen lassen
- Streichen
- Reparieren von Werkzeugen
- Akkus austauschen
Ihr Arbeitsplatz muss schließlich nicht nur sauber sein, sondern auch einwandfrei funktionieren, um dort effizient zu arbeiten.
Hinweis
Schritt zwei und drei der Methode 5S gehen oftmals Hand in Hand. Es macht schließlich Sinn, den Schrank mit einem Lappen auszuwischen, bevor Sie die Gegenstände darin neu platzieren. Somit sind Schritt 2 und 3 häufig miteinander verwoben und nicht klar trennbar.
Standardisieren (Seiketsu)
Schaffen Sie Standards
In diesem Schritt geht es um klare, eindeutige Vorgaben für alle. Es geht um Standards, die möglichst selbsterklärend sind und allen Beteiligten helfen. In diesem Schritt geht es darum, dass Sie konkrete Vorrichtungen und klare Vorgaben festlegen. Hier fallen häufig, im Vergleich zu Schritt 2, höhere Kosten an, da nun Vorrichtungen gebaut werden, die dem Tagesgeschäft standhalten und von vielen genutzt werden können.
Eine einfache Pappe, auf der Sie die Werkzeuge in Schritt 2 angeordnet haben, wird nun in Schritt 4 ggf. durch eine Aluminiumwand ersetzt. An dieser Stelle können Sie die Werkzeuge nun professionell aufhängen. Auch können Sie Schaumstoffeinsätze für Werkzeugwagen und Schubladen erstellen lassen, in die die Werkzeuge 1:1 hineinpassen.
Hier noch ein paar weitere Ideen, zu denen Sie sich in diesem vierten Schritt Gedanken machen können:
- Welche Checklisten benötigen wir, damit nichts vergessen wird?
- Welche Farbsysteme oder Schilder müssen wir einsetzen?
- Welche Feierabendregeln benötigen wir?
Praxistipp
Auch ein Standard ist niemals für die Ewigkeit. Wenn Sie im Team eine noch bessere Lösung entwickeln wird der aktuelle Standard durch den noch besseren ersetzt. So kann es durchaus sein, dass Sie Ihre Vorrichtung in einigen Monaten erneut verbessern. Natürlich gilt auch an dieser Stelle: Behalten Sie das Thema Aufwand-Nutzen im Auge!
Selbstdisziplin (Shitsuke)
Halten Sie Regeln ein
Nur mit Selbstdisziplin lassen sich die Erfolge der ersten vier Schritte dauerhaft halten oder besser noch: stetig verbessern. Der Mülleimer muss geleert werden, Werkzeuge müssen repariert und Akkus geladen werden. Das sind nur wenige Punkte, die dazugehören, um Ordnung und Struktur durch die 5S Methode sicherzustellen.
Häufig ist es mit der Selbstdisziplin nicht so einfach, da jeder Mensch die Dinge anders sieht und unterschiedliche Eigenschaften hat. Der eine nimmt es sehr genau mit den Standards und Vorgaben, einer anderen Person ist das alles ziemlich egal.
Ohne, dass Sie im Team über dieses Thema sprechen, ist der Ärger vorprogrammiert. Es ist frustrierend, wenn viel Arbeit durch Ihr Team in die Ordnung und Struktur der Arbeitsplätze einfließt und eine einzelne Person den Erfolg zunichte macht.
Darum machen kleine Regeln, interne 5S Audits (Mehr dazu in Podcastfolge #036) oder auch Patenschaften (Mehr dazu in Podcastfolge #013) Sinn, um die Selbstdisziplin dauerhaft zu stärken. Und wenn Sie, aus welchen Gründen auch immer, keine Lösung mit einzelnen Personen finden und diese immer wieder den 5S Erfolg in Gefahr bringen, hilft es, im Team Konsequenzen zu entwickeln. Diese werden dann vom gesamten Team getragen und umgesetzt.
Praxistipp
Konsequenzen sollten Sie direkt in Schritt 5 – Selbstdisziplin – definieren. Überlegen Sie gemeinsam mit dem Team, was konkret passiert, wenn die Arbeitsplätze verdreckt hinterlassen werden und die gemeinsam definierten Standards und Regeln nicht eingehalten werden.
Das ist vielleicht keine schöne Aufgabe, aber es ist auch nicht schön, wenn 7 Personen mitziehen und eine einzelne Person den Einsatz des Teams mit Füßen tritt. Konsequenzen können sehr unterschiedlich sein, vom gemeinsamen Aufräumen bis hin zum Aufräumen durch die/ den Verursacher*in. Tipps zu diesem Thema gibt es in diesem Blogbeitrag.
Nachdem wir 5S in der Produktion ausführlich beschrieben haben, wird sicherlich deutlich, dass Methode und System hinter dem Aufräum-Prozess stecken. Aber lohnt sich der Aufwand, der hinter der beliebten Lean Management Methode steckt?
Vorteile der 5S Methode
Sie können 5S körperlich spüren
Die Methode schafft nicht nur optisch Ordnung, sondern fördert auch eine körperlich spürbare Verbesserung des Arbeitsumfelds. Der Arbeitsalltag wird Ihnen leichter von der Hand gehen und ungesunde Handlungen, wie beispielsweise schweres Heben oder häufiges Bücken, werden oftmals minimiert. Die konkreten Vorteile der Methode:
- Weniger Suchzeiten
- Kürzere Laufwege
- Weniger körperliche Anstrengung
- Mehr Ruhe und Fokus
- Zeitersparnis
- Höhere Produktivität und Effizienz
Durch die Optimierung der Arbeitsabläufe werden Ihre Prozesse effizienter und entspannter. Wer einmal erlebt hat, wie viel einfacher und schneller die Arbeit in einem 5S-geordneten Umfeld von der Hand geht, möchte diese Methode nicht mehr missen.
Ein konkretes 5S Beispiel aus unseren Projekten
Das ein gelungenes 5S-Projekt erhebliche finanzielle Vorteile bringen kann, zeigt unser Praxisbeispiel. In einem Unternehmen, das Elektromotoren fertigt, wurde durch einen 5S Workshop in der Montage die Produktivität von drei auf vier Motoren pro Tag und Arbeitsplatz gesteigert, was einem zusätzlichen Umsatz von 20.000 € täglich entspricht. Des Weiteren lässt sich nun deutlich entspannter arbeiten und das Stress Level wurde reduziert.
| Montageplätze | Motoren/ Tag vor 5S Workshop | Motoren/ Tag nach 5S Workshop | Umsatz je Motor |
| Montageplatz1 | 3 | 4 | 10.000,00€ |
| Montageplatz 2 | 3 | 4 | 10.000,00€ |
Kritik an 5S
Nachteile bei schlechter Umsetzung
Wie jede Methode bringt auch 5S Herausforderungen mit sich. Natürlich möchten wir auch dieses Thema in unserem Beitrag beleuchten. Der größte Stolperstein ist oft die Selbstdisziplin, mit der wir uns bereits in Schritt 5 beschäftigt haben. Ohne regelmäßige Überprüfung und Einhaltung der Regeln und Standrads verliert die Methode schnell an Wirkung.
Ein weiterer Nachteil der 5S Methode kann sein, dass Sie ggf. zu viele Dinge standardisieren wollen und dadurch die Flexibilität an den Arbeitsplätzen leidet. Wir führen hier einige Nachteile auf, die häufig im Rahmen von 5S genannt werden:
- Fehlt die Selbstdisziplin hat 5S keinen Erfolg
- 5S erfordert viel Kontrolle und jede Menge Regeln
- Mitarbeitende sind in festen Strukturen, sie können nicht mehr flexibel entscheiden und handeln
- Die Arbeitsplätze werden überstrukturiert, Mitarbeitenden fühlen sich bevormundet
Alle genannten Aspekte haben aus unserer Sicht ihre Berechtigung. Wir beleuchten die Punkte im Folgenden und teilen unsere Gedanken und Erfahrungen dazu.
Fehlt die Selbstdisziplin hat 5S keinen Erfolg
Aus unserer Sicht ist es wichtig, dass Sie die neuen 5S Abläufe einfach und bequem gestalten, so dass sich neue Handlungen und Gewohnheiten mit Leichtigkeit etablieren können. Während das neue Verhalten sehr einfach gestaltet wird, empfehlen wir Ihnen zur gleichen Zeit das alte Verhalten unbequem, umständlich oder gar unmöglich zu machen. Dadurch ist das neue bequeme Vorgehen noch attraktiver für alle Seiten.
Selbst die Endgegner, die Veränderung nicht wollen, haben so noch weniger Gründe die neuen Abläufe abzulehnen.
Zum Erschweren der alten Handlungsweise sammeln Sie konkrete Ideen am besten in einem kleinen Team. Hier müssen Sie schon ein wenig um die Ecke denken, um gute Ansätze zu entwickeln.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der persönliche Nutzen jeder einzelnen Person. Wenn alle Beteiligten Selbstdisziplin an den Tag legen sollen, benötigt jede*r Einzelne einen persönlichen Nutzen, um einen eigenen, individullen Grund für Selbstdisziplin zu haben. Fehlt dieser, werden Sie nicht alle mitziehen können und die Aktivität und Motivation Ihres Teams sinkt.
Daher ist es sehr wichtig, dass Sie die Probleme der einzelnen Personen kennen und diese aktiv durch 5S lösen. Setzen Sie sich somit vor Projektstart mit den Problemen der Beteiligten auseinander und überzeugen Sie diese durch die aktive Lösung des jeweiligen individuellen Problems.
5S erfordert viel Kontrolle und jede Menge Regeln
Gerade zu Anfang erfordert das neue Verhalten durch 5S in vielen Fällen wirklich ein erhöhtes Maß an Kontrolle. Kontrolle im Sinne von: Wurde alles bedacht, was wir im Team definiert haben? Die Feierabendcheckliste hilft beispielsweise dabei, sich selbst zu hinterfragen und das neue Vorgehen einfach und schnell zur täglichen Routine zu machen.
Wir stellen immer wieder fest, je einfacher und bequemer die neuen 5S Standards sind und je umständlicher das alte Verhalten gemacht wird, desto weniger Regeln und Kontrolle wird benötigt. Zusätzlich hilft Ihnen hier der Ansatz „in den Schuhen des Anderen stecken“.
Wenn jede*r an einem anderen Arbeitsplatz eine Kontrolle durchführt und mit den Kolleginnen und Kollegen darüber sprechen muss, wird das gesamte Team schnell sensibel für das Thema. Jede*r weiß nun, wie es sich anfühlt der Kontrolleur zu sein und wie doof das oftmals ist.
Aus unserer Erfahrung passen dadurch viele ihr Verhalten zum Positiven an und helfen mit, die neue Methode zum Erfolg zu bringen. Die Arbeitsplätze werden durch diesen kleinen Schritt besser in Ordnung gehalten.
Mitarbeitende sind in festen Strukturen und können nicht flexibel handeln
Der hier aufgeführte Nachteil ist aus unserer Sicht und Erfahrung nicht so stark zu gewichten. In der Regel hat jede*r von uns 1000 Dinge zu tun und zu entscheiden. So freuen sich Mitarbeitende eher, wenn es Entlastung am Arbeitsplatz gibt.
Durch anhaltenden Fachkräftemangel und weitere Faktoren sind viele Mitarbeitende überlastet und die Eliminierung von Sekundenfressern und Minutendieben ist herzlich willkommen. Durch Lean Management setzen Sie zeitliche Kapazitäten frei, um bei den eigentlichen Kerntätigkeiten frei zu handeln und flexibel zu entscheiden. Die Devise lautet: Dumme Tätigkeiten raus und mehr Zeit für das Wichtige!
Das A und O ist jedoch, dass Sie die Personen, die den Arbeitsplatz nutzen den neuen Aufbau selbst mitgestaltet lassen. Aufdiktiert wird 5S nicht funktionieren und der aufgeführte Kritikpunkt schlägt sich tagtäglich nieder in Unzufriedenheit und Ablehnung gegenüber den Verbesserungen.
Zu viel Struktur, Mitarbeitende fühlen sich bevormundet
Ein Punkt, den auch wir in Unternehmen immer mal wieder beobachten. Jedoch steckt aus unserer Sicht keine Boshaftigkeit dahinter, sondern eine Art Lean-Tunnel. Menschen sind mit Lean Management leider noch häufig im Unternehmen allein und überlegen sich ihre Lösungen eigenständig, ohne Absprache.
Vielleicht fehlt auch Ihnen ein Sparringspartner, der sagen könnte: An dieser Stelle ist es genug, der letzte i-Punkt bringt uns nicht weiter. Hier hilft Ihnen aus unserer Sicht der Austausch zu den eigenen Ideen. Sofern diese Möglichkeit im eigenen Unternehmen nicht besteht, hilft Ihnen der Kontakt zu Lean Managern in anderen Unternehmen, denen es im Rahmen der 5S Methode häufig ähnlich geht.
Hinweis: Sofern Ihnen der Austausch mit anderen Unternehmen fehlt, ist ein kleiner Realitätscheck das, was Sie für sich allein machen und mit konkreten Werten berechnen können: Passen Aufwand und Nutzen noch zusammen? So kann man die eigene Idee auf den Prüfstand stellen. Viele weitere praktische Tipps gibt es in unserem Podcast, Folge #039.
Fazit zu 5S in der Produktion
Perfekt, um mit Lean Management zu starten
Mit der 5S-Methode haben Sie einen einfachen, aber effektiver Einstieg in das Lean Management. Sie schaffen mit der 5S Methode eine nachhaltige Ordnung an den Arbeitsplätzen Ihrer Mitarbeitenden, reduzieren Verschwendung und steigern die Effizienz.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der konsequenten Umsetzung und der Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung. So werden Ihre Arbeitsplätze nicht nur aufgeräumt, sondern Sie können diese, gemeinsam mit Ihrem Team, auch produktiver und entspannter nutzen.
