Die Shopfloor Management Methode beschäftigt sich mit der Kommunikation und Informationsweitergabe im Unternehmen über alle Hierarchieebenen hinweg.
Dabei geht es insbesondere darum, dass der Letzte in der Informationskette genau die Informationen erhält, die der Erste kommuniziert hat. Außerdem darf keine wichtige Information verloren gehen. Stille Post also, die funktioniert.
Denn oftmals werden Dinge doppelt erledigt, viele Mitarbeiter*innen wissen nicht richtig, was sie zu tun haben, sie sind nicht gut informiert. Das Ergebnis ist ein negativer Flurfunk. Außerdem werden Probleme und Fehler immer größer, weil sie erst spät angesprochen werden, Kennzahlen versanden, weil sich niemand mehr darum kümmert, und Wartezeiten entstehen, weil Informationen nur verzögert weitergegeben werden.
Der Verschwendungsanteil ist bei diesen Folgen enorm. Die Lösung heißt hier: Shopfloor Management.
Was genau bedeutet Shopfloor Management?
Shopfloor Management ist ein regelmäßiger und strukturierter Austausch mit den Mitarbeiter*innen. Dazu gehören oft auch Kennzahlen, die zeigen, in welche Richtung es geht. Wir sprechen hier von zielgerichteter Kommunikation und das am besten über alle Ebenen hinweg. Das Wort Shopfloor lässt sich aus dem Englischen leicht mit Produktionshalle übersetzen. Wir sprechen eigentlich vom Ort der Wertschöpfung.
Die Methode Shopfloor Management ist sehr flexibel und an jede Unternehmensgröße anpassbar. Selbst wenn Sie keine Hierarchieebenen haben, weil Ihr Unternehmen klein ist, funktioniert Shopfloor Management trotzdem.
Denn durch Shopfloor Management entfallen alle Themen und Entscheidungen, die manchmal unüberlegt zwischen Tür und Angel getroffen werden.
Es werden sogenannte Shopfloor Meetings angesetzt, die regelmäßig, kurz und knackig gehalten werden, aber jede*n Mitarbeiter*in abholen. Die Shopfloor Meetings können täglich gleich zu Beginn der Arbeitszeit stattfinden, um den Mitarbeiter*innen die Möglichkeit zu geben, aktuelle Probleme anzusprechen, damit sie nicht groß werden und gemeinsam konstruktiv gelöst werden können. Somit sind alle Mitarbeiter*innen informiert, Entscheidungen werden oftmals schneller gelöst und andere Meetings werden häufig, im Verlauf weniger Wochen überflüssig.
Wichtig ist, dass die Shopfloor Meetings einen festen Rhythmus haben, am besten täglich. Des Weiteren sollten sie zur gleichen Zeit und mit der gleichen Dauer stattfinden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass diese regelmäßigen Termine auch tatsächlich auf allen Ebenen eingehalten werden. Hierbei versteht es sich von selbst, dass sowohl die Geschäftsführung als auch die Mitarbeiter*innen der verschiedenen Abteilungen anwesend sein sollten.
Shopfloor Meetings funktionieren nicht nur in der Produktion, sondern auch in den Bereichen Administration, Vertrieb, Einkauf, Logistik und sogar in Dienstleisterunternehmen oder Werbeagenturen.
Nehmen wir ein konkretes Bottom-up-Beispiel, um die Shopfloor-Methode zu erklären:
Wir haben ein tägliches Meeting um 7 Uhr für zehn Minuten, bei dem sich die Mitarbeiter*innen mit der Teamleiter*in treffen, um die konkreten to do’s für den Tag zu besprechen. Dort werden Entscheidungen seitens der/des Teamleiter*in getroffen. Der/ die Teamleiter*in erhält die Informationen, die er/sie für das tägliche Meeting um 8 Uhr mit dem/ der Schichtleiter*in benötigt. Das geht nun weiter, indem um 9 Uhr das regelmäßige Meeting mit dem/ der Produktionsleiter*in stattfindet und beispielsweise um 11 Uhr das Meeting mit der Geschäftsleitung. In diesem Beispiel gehen die Informationen von unten nach oben, alle Mitarbeiter*innen sind informiert und es gehen keine Informationen verloren.
Da diese Meetings einen jeweiligen Austausch bedeuten, erhalten nun alle Ebenen auch Informationen zurück. Das heißt, die Informationen gehen am nächsten Tag auch gezielt von oben nach unten und es herrscht wirklich Transparenz auf allen Seiten. Kommunikation ist keine Einbahnstraße und das wird hier bei der Shopfloor Methode wirklich sichtbar.
Ein wichtiger Bestandteil von Shopfloor Meetings ist eine feste Agenda und Struktur für alle regelmäßigen Termine. Punkte wie Anwesenheit, Arbeitsunfälle, Ausfälle, Kennzahlen, aktuelle Herausforderungen, Auftragserfüllung oder Fehlteile sollten auf der Agenda stehen. Neben den aktuellen Informationen kann beispielsweise am Ende des Meetings eine feste Rubrik eingebaut werden, die die Möglichkeit bietet, Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten oder alle Mitarbeiter*innen darüber zu informieren, welche externen Kundenbesuche für den Tag geplant sind.
Das Thema Transparenz ist auch im Rahmen des Shopfloor Managements wichtig. Je häufiger ein Austausch auf allen Ebenen stattfindet, desto höher ist das Verständnis für Maßnahmen und menschliches Handeln. Barrieren, die unter Umständen zwischen Mitarbeiter*in und Vorgesetzten vorhanden sind, werden aus der Welt geschafft.
Unser Tipp: Testen Sie die regelmäßigen Shopfloor Meetings über einen Zeitraum von acht Wochen. Sie können die Standardinhalte innerhalb der acht Wochen anpassen oder verbessern, aber halten Sie die Regelmäßigkeit ein.
Shopfloor Management hat viele Facetten und eine große Wirkungskraft. Die sichere, sinnvolle und vor allem geregelte Kommunikation über alle Ebenen bringt viel Transparenz und hat den Vorteil, dass Wissensmonopole verschwinden. Das Wissen bleibt somit nicht nur bei einer Person verankert, sondern wird an die Kollegen*innen weitergegeben, damit die Sicherheit im Unternehmen gewährleistet ist. Zudem wird mit dieser Methode darauf hingearbeitet, dass jede*r die für ihn*sie relevanten Informationen erhält. Daraus ergibt sich ein enormes Potenzial für einen reibungslosen Arbeitstag.
Ihre Kathrin Wortmann und Ihr Lars Kinkeldey von der Freiraum Bande
