Die Red-Tag-Analyse: Kann das weg?Brauchen wir das noch?

In diesem Blogbeitrag geht es speziell um die Mini-Methode Red-Tag-Analyse. Diese Lean Management Methode ist ein Werkzeug, um zu entscheiden, ob etwas weggeworfen werden kann oder ob es noch gebraucht wird.

Warum müssen wir uns diese Frage so oft stellen? Nun, wir kennen das alle, es fängt im alltäglichen Hausgebrauch an, kommt aber auch in vielen Unternehmen sehr oft vor.

• In den Ecken stapeln sich Reste, zum Beispiel Zuschnitte aus Holz oder auch Metall. Dies geschieht häufig bei individuellen Kundenaufträgen oder Sonderlösungen. Für diese Sonderaufträge werden z.B. Schrauben oder ähnliches nachbestellt. Dies führt dazu, dass es viele angebrochene Verpackungen gibt, in denen nur noch ein geringer Bestand vorhanden ist.
• Ähnlich verhält es sich bei einem Artikelwechsel. Das neue Produkt ist fertig und wird eingesetzt, aber es ist noch Altbestand vorhanden. Dieser wird häufig zunächst ins Regal gestellt.
• Auch bei der Verschwendungsart Überproduktion entstehen Reste. Zum Beispiel werden von einem Produkt zehn Stück für einen Kundenauftrag benötigt. Ich produziere 40, denn vielleicht bestellt er ja noch einmal und dann habe ich es sofort. Na ja, und die 30 Stück Differenz, die liegen dann erst mal irgendwo hinten im Lager.
• Ein anderes Beispiel ist die Überlieferung. Es werden 100 Stück eingekauft, denn bei dieser Menge wurde ein besserer Einkaufspreis erzielt. Im Moment werden aber nur 80 Stück benötigt, d.h. die restlichen 20 Stück gehen erst mal ins Lager.

Dies sind klassische Beispiele dafür, wie sich im Laufe der Zeit Reststoffe ansammeln und damit der Lagerbestand zunimmt. Dies kann zur Folge haben, dass mehr Lagerfläche benötigt wird. In manchen Fällen müssen sogar neue Lagerhallen gebaut oder hinzu gepachtet werden, was wiederum zu höheren Kosten führt.

Um dies zu vermeiden, brauchen wir eine Lösung, um regelmäßig zu überprüfen, was wir wegwerfen und abgeben können und was wir wirklich behalten müssen. Hier liegt der Zauber im Wort „regelmäßig“. Denn nur durch regelmäßiges Überprüfen behält man den Überblick und vermeidet große Stapel/Resteflächen. Feste Überprüfungszyklen helfen, den Lagerbestand so gering zu halten, wie möglich.

Wann und wie oft soll ich aufräumen und mich von Dingen trennen?

Das kann von Material zu Material, von Rest zu Rest unterschiedlich sein. Von fünf Restschrauben trenne ich mich im Zweifel viel schneller als von einem großen Reststück Echtholz, das einen wesentlich höheren Materialwert hat als die fünf Schrauben. Bei diesen Entscheidungen hilft Ihnen die Red Tag Methode. Das Großartige daran ist, dass diese Methode nicht nur einfach und schnell ist, sondern Sie können die Überprüfungszeiträume auch individuell anpassen.

Konkretes Vorgehen bei der Red-Tag-Analyse

Wie Sie mit Hilfe der Red Tag Methode vorgehen, schildern wir Ihnen im Folgenden:

• Bewerten Sie die Gegenstände:

Alle „Teile“, bei denen die Entscheidung „wegwerfen“ oder „behalten“ nicht eindeutig getroffen werden kann, in einer Ecke sammeln. Dies kann auch in einem kleinen Team geschehen, da jeder andere relevante Kenntnisse über diese Teile oder Materialien hat. Nun haben Sie alles zusammengetragen und können sich einen Überblick verschaffen, was noch übrig ist. An dieser Stelle wird es für viele zum ersten Mal spannend, da sie diesen Überblick vielleicht noch nie hatten.

• Markieren Sie die Gegenstände:

Benutzen Sie nun die Vorlage, indem Sie alle gesammelten „unklaren Teile“ markieren. Tragen Sie das Datum ein, an dem Sie das Teil als unklar bewertet haben, sowie den Monat, in dem Sie das Teil wegwerfen würden, sollte es bis dahin nicht verbraucht worden sein. Tragen Sie schließlich den Namen der Person ein, die das Teil bewertet hat. Dies erleichtert eventuelle spätere Rückfragen. Wenn Sie alles hinterlegt haben, drucken Sie es auf rotem Papier aus – Ihre Rote Fahne. Pro Reststück eine rote Fahne. Wenn Sie viele kleine Teile haben, können Sie auch rote Aufkleber oder ein rotes Markierungsband verwenden. Wichtig ist die Signalfarbe Rot. Nun wissen Sie, warum diese Methode Red Tag heißt.

• Befestigen Sie Ihr Red Tag am Gegenstand:

Kleben, binden oder heften Sie die rote Flagge auf das „unklare Teil“.

• Zeitraum des Red Tags:

Als Tipp geben wir Ihnen an dieser Stelle einen Richtwert. Nichts länger als 6 Monate liegen lassen. Sobald etwas länger als 6 Monate nicht gebraucht wird, wird es auch nicht mehr gebraucht.

• Visualisieren Sie die Gruppen mit Farben:

Wenn Sie sich an die Methode gewöhnt haben, haben wir noch eine Art nächste Red Tag Stufe für Sie: Verwenden Sie im nächsten Schritt mehrere Farben, um eine noch bessere Übersicht zu erhalten. Beispiel Blau im Januar wegwerfen, Gelb im Februar,… Durch die farbliche Visualisierung können Sie z.B. festlegen: „Alle gelben Teile im Monat X wegwerfen.“ So können Sie ganz einfach Aufgaben abgeben. „Alles was grün ist, kann heute weggeworfen werden.“

Die Red-Tag-Analyse als perfekte Ergänzung zur 5S Methode

Auch nach 25 Jahren Industrieerfahrung stellen wir fest, dass diese Methode kaum angewendet wird.

Dabei ist sie ideal, wenn man eine Produktion hat, die viele kleine Aufträge oder spezielle Kundenaufträge oder Sonderlösungen ausführt. Das Bemerkenswerte an diesem Werkzeug ist, dass Sie feststellen werden, dass Sie von allem, was Sie markiert haben, am Ende mehr als 70 Prozent entsorgen können.

Die Red Tag Methode ist aus unserer Sicht auch die perfekte Ergänzung zur 5S Methode.

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeiter*innen nach der 5S-Methode die Arbeitsplätze aufräumen, sortieren und anordnen, werden einige die Schwierigkeit haben, sich von Dingen zu trennen. Die Red Tag Methode ist häufig eine gute Zwischenlösung und Hilfestellung. „Legen Sie die Dinge an die Seite und wenn Sie sie in den nächsten Monaten nicht verwendet haben, können sie weg.“ So lernen Mitarbeiter*innen der neuen Methode zu vertrauen und sind eher bereit, Dinge, wie Werkzeug abzugeben, da es für die nächsten 6 Monate das Red Tag hat.

Wir haben dieses Vorgehen als Vertrauen bildende Maßnahme bei der Einführung von 5S erlebt. Die Bereitschaft der Mitarbeiter*innen etwas neues auszuprobieren, steigt dadurch enorm.

Folgende praktische Tipps haben wir für Sie:

• Packen Sie die Dinge, die Sie markiert haben, in einen Bereich. So haben Sie einen guten Überblick über die Dinge, die Sie markiert haben und die Sie sich auch ansehen müssen.

• Misten Sie einmal im Monat zu einem festen Termin aus. Das kann zum Beispiel der erste Mittwoch im Monat sein.

• Das Gute an dieser Methode ist, dass die Dinge markiert sind und ein fester Termin festgelegt wurde. So kann jede*r Mitarbeiter*in diese Aufgabe übernehmen.

Ihre Kathrin Wortmann und Ihr Lars Kinkeldey von der Freiraum Bande