Lean Management bedeutet viel Veränderung. Manches funktioniert nach der Implementierung in Ihrem Unternehmen, anderes muss noch optimiert werden. Manches passt, manches passt nicht. Um bei all dem Neuen und dem Durcheinander den Überblick zu behalten, müssen Sie die Dinge bewerten. Dann werden Sie sicher feststellen, dass Anpassungen notwendig sind. Nur so kann das Neue kontinuierlich verbessert werden.
Um das alles in den Griff zu bekommen, gibt es das Mini-Tool der Regeltermine, mit dem man die Woche Revue passieren lassen kann.
Diese Regeltermine sind dafür da, damit aus kleinen Problemen keine großen werden. Und deshalb an dieser Stelle gleich der erste Hinweis oder der erste Tipp: Die Abstände zwischen den Regelterminen sollten nicht zu groß sein. Zudem eignet sich der Freitag am besten für einen Regeltermin. Dann kann man die Themen der Woche rückblickend besprechen und Probleme reflektieren. Außerdem können Sie einen Ausblick auf die kommende Woche geben. Daraus leitete sich entsprechend der Wochenrückblick ab.
Wie gehe ich strukturiert beim Wochenrückblick vor?
Nutzen Sie ein Arbeitsblatt, das Sie durch den Termin durchführt. Im Folgenden beschreiben wir Ihnen unseren Wochenrückblick anhand dem Freiraum Arbeitsblatt:
- Setzen Sie sich ein Wochenziel, das Sie gemeinsam mit Ihrem Team in dieser Woche erreichen wollen.
- Stellen Sie sich nun in der regelmäßigen Besprechung die Frage: Haben wir das Ziel erreicht?
- Ja, gut gemacht
- Nein? Warum nicht?
- Wenn das Ziel nicht erreicht wurde, müssen Sie nun Ihr Team motivieren, besser zu werden und weiterzumachen.
- Stellen Sie sich gemeinsam im Team folgende Fragen: Warum hat es nicht geklappt? Was ist der nächste und wirklich wichtige Schritt, um das Ziel doch noch zu erreichen? Was können wir anders machen?
- Werden Sie konkret und definieren Sie klare Erkenntnisse/to do’s.
- Was hat geholfen, das Ziel zu erreichen? Was hat sie gebremst? Finden Sie also die Treiber und die Bremser heraus. Die Top drei reichen an dieser Stelle tatsächlich aus.
- Im Laufe der Wochen werden Sie vielleicht Muster erkennen. Dinge, die gut gelaufen sind, können das Team durch positives Feedback stärken. Dinge, die immer wieder nicht gut laufen, sollten gelöst werden.
- Gehen Sie in kleinen Schritten vor. Zuerst analysieren, dann versuchen, Muster zu erkennen.
Zuletzt kommt das Stimmungsbarometer. Fragen Sie das Team: Wie war die Woche für Sie? Was war das Beste in der Woche? Was war das Schlimmste der Woche? Was haben wir als Team gelernt? Die Form der Reflexion ist an dieser Stelle enorm wichtig. Denn im Lean Management spielt neben der Analyse der menschliche Teil, das Miteinander, eine große Rolle. Nur so können neue Prozesse, neue Ideen umgesetzt und Ziele gemeinsam erreicht werden.
Nachdem wir genug zurückgeblickt haben, ist es am Ende eines Meetings wichtig, den Blick nach vorne zu richten. D.h. was wollen wir als Team in der nächsten Woche erreichen. Setzen Sie sich also ein Ziel für die kommende Woche.
Weitere praktische Tipps
Fangen Sie als Abteilungsleiter in Ihrem Regeltermin einmal nicht mit der Analyse an, sondern fragen Sie zuerst nach der Stimmung der einzelnen Mitarbeiter*in. Das kann zum einen den Einstieg in den Termin erleichtern und auflockern. Zum anderen wissen Sie genau, wie sich Ihre Mitarbeiter*innen fühlen und können gleich im Termin Aufgaben neu verteilen.
Formulieren Sie Ihre Ziele und Aufgaben sehr konkret. Planen Sie nach dem Start der Terminserie eine Testphase von 6 bis 8 Wochen ein. Brechen Sie nicht früher ab und halten Sie die Termine regelmäßig ein. Reflektieren Sie den Terminplan nach der Testphase und optimieren Sie gegebenenfalls.
Um zu vermeiden, dass keiner etwas beiträgt, stellen Sie sicher, dass jede*r Teilnehmer*in etwas sagen muss.
Beginnen Sie mit den ruhigeren Personen, um zu vermeiden, dass diese sich den starken Meinungen der extrovertierteren Personen anschließen.
Geben Sie allen Personen Zeit, sich in der Gruppe zurechtzufinden – nicht alle Menschen sind gleich!
Ihre Kathrin Wortmann und Ihr Lars Kinkeldey von der Freiraum Bande.
