Lean Management kann in einem Unternehmen nur dann nachhaltig funktionieren, wenn alle mithelfen und ihren Teil dazu beitragen bzw. Verantwortung übernehmen. Konkret bedeutet das, dass es meist eine*n Lean Manager*in in einem Unternehmen gibt, der*die den Hut aufhat und das Ganze koordiniert. Zudem ist es hilfreich, dass diese*r Lean Manager*in tatkräftige Unterstützer*innen im Rahmen von Patenschaften im Lean Management hat.
Was macht ein*e Pate*in? Zum*r Paten*in werden Personen gewählt, die zwischenmenschliche Qualitäten aufzeigen. Diese Personen unterstützen das jeweilige Projekt und geben Sicherheit bei Neuem. Der*die Pate*in ist Ansprechpartner*in und Anlaufstelle für diejenigen, die beispielsweise gerade mit Lean beginnen.
Können auch Menschen Paten*innen werden, die nicht so empathisch sind oder sich diese Rolle nicht zutrauen? Auf jeden Fall! Denn es gibt auch Patenschaften für Objekte. Gerade in Lean-Projekten machen zusätzliche Patenschaften für z.B. Maschinen oder Fahrzeuge oder auch Arbeitsbereiche durchaus Sinn. Es wurde ein gewisser Standard entwickelt und etabliert. Dieser neue Standard soll natürlich erhalten bleiben. Mit einer Patenschaft kann z.B. die Selbstdisziplin unterstützt werden.
Zwei Beispiele für Patenschaften im Lean Management
Patenschaft für Teams
Die Arbeitsplätze sind aufgeräumt und ergonomisch gut eingerichtet. Der*die Pate*in fungiert in diesem Fall als Beauftragter, damit die Arbeitsplätze so bleiben, wie sie am Anfang eingerichtet wurden. Er überlegt sich Konzepte zur Einhaltung der Ordnung und hält die Mitarbeiter*innen an, sich an die Konzepte zu halten.
Maschinenpatenschaften im Lean Management
Bei den Fahrzeugen wurde die 5S-Methode angewendet. Am Anfang funktioniert alles sehr gut. Aber dann kommt ein hektischer Tag oder eine Situation, in der die eigentlichen Aufgaben wie:
- Silikon oder Farben nachfüllen
- Schrauben, Verbrauchsmaterial checken und bestellen
- Werkzeuge reparieren
nicht zu 100% ausgeführt werden. Das Baustellenfahrzeug aus unserem Beispiel ist zu Beginn des Arbeitstages nicht einsatzbereit. Der*die Mitarbeiter*in muss Zeit für das Suchen, Beschaffen und Reparieren investieren. Zudem ist der*die Mitarbeiter*in verärgert und sucht nach Schuldigen.
Eine Lösung könnte eine Patenschaft sein. Der*die Pate*in wird über den Zustand informiert und versucht gemeinsam eine Lösung zu finden. In diesem Beispiel könnte das ein Bestellzettel oder eine Inventurliste sein, die am Vortag für den nächsten Tag ausgefüllt wird. Was wird gebraucht? Was fehlt?
Patenschaften verhindern, dass Menschen in alte Muster zurückfallen. Lösungskonzepte werden gemeinsam erarbeitet, so dass sich alle für die Umsetzung verantwortlich fühlen. Die Mitarbeiter*innen haben den*die Pate*in als Ansprechpartner*in und müssen nicht wegen Kleinigkeiten zu ihrem*ihrer Vorgesetzten gehen.
Die Übernahme einer Patenschaft ist eine verantwortungsvolle Aufgabe und sollte nicht unterschätzt werden. Neben der gemeinsamen Suche nach Lösungen hat der*die Pate*in auch ein offenes Ohr für die Belange der Betroffenen. Außerdem muss der*die Pate*in immer wieder nachhaken, ob die neuen Prozesse auch eingehalten werden. Hier helfen Checklisten, auf was ein*e Pate*in achten muss. Nach einiger Einarbeitungszeit versteht der*die Pate*in, wie es sich anfühlt, in den Schuhen des anderen zu stecken. Patenschaften können tatsächlich dazu beitragen, dass alle besser aufpassen.
Die Rolle von Führungskräften bei Patenschaften im Lean Management
Die Führungskräfte sollten hier für eine ausreichende Kommunikation der Patenschaften sorgen und die Teams für die jeweiligen Bereiche nach Stärken zusammenstellen. Überlegen Sie, wer welche Patenschaft übernehmen soll, denn die Verantwortung sollte hier gleichwertig sein. Nicht Sie allein müssen die Patenschaften festlegen. Wenn Sie es Ihrem Team zutrauen, geben Sie die Verantwortung von Anfang an ab und lassen Sie das Team entscheiden, wer welche Patenschaft übernimmt. Wenn das Team entscheidet, legen Sie gegebenenfalls einige Rahmenbedingungen fest.
Es ist auch wichtig, eine Liste zum Thema Patenschaften zu erstellen. Stellen Sie sich diese Fragen:
- Wo können Patenschaften am stärksten etwas Positives bewirken?
- Wo bringt die Partnerschaft am meisten Ordnung?
- Wo bringt eine Partnerschaft am meisten Zeitersparnis oder Kostenersparnis?
- Wo bringt sie vielleicht auch einen stärkeren Teamgedanken, viel mehr Miteinander oder ganz viel Spaß und Freude?
Auch hier ist eine Testphase von 6-8 Wochen unser Tipp. Geben Sie sich diese Zeit, starten Sie klein! Erst wenn das eine Thema erledigt ist, starten Sie mit dem nächsten.
Ihre Kathrin Wortmann und Ihr Lars Kinkeldey von der Freiraum Bande.
